hi everyone-<br><br>here are notes from the longterm planning meeting (take 2):<br><br>attendees:<br>ramey<br>nathan<br>salem<br>kendel <br>hermo<br>christie<br>claire<br><br>agenda:<br>decision making<br>protocol (media/coppers/creepers)<br>
fund raising <br>longterm goals vision and mission statement<br>checking in and out<br>volunteer coordination<br>book/zine drive<br>slug and lettuce<br>periodicals (organizing) <br><br>here is what everyone had to say:<br>
<br>decision making, for the longterm-<br><br>-decisions should be made at meetings for all brick volunteers bi-monthly or once a month (probably once a month since folks have a lot going on). This will help folks regroup and coordinate with all the working groups, for instance, events might need to tell fund raising what's going on and what's required.  also, these are good meetings for new volunteers to attend to get acquainted with the group and decide how they want to be involved.<br>
<br>-though working groups are somewhat autonomous, there should be continuity in the the use of democratic process in meetings.  it should also not be assumed that everyone is on the same page as far as consensus process goes, so this should be standard.  additionally, it's a good idea to use formal voting (rather than just "hey okay that sounds good") for decisions, to make sure everyone is heard, be sure no one/ nothing gets glossed over, and minimize confusion.  thumbs up!<br>
<br>-it was suggested that there be a rotation of people making sure that folks are on the same page as far as consensus goes<br><br>-decisions should be emailed out/posted<br><br>-if folks have issues with stuff going on within a working group, they should be addressed at full group meetings- either brought up in conversation or through a *comment box*<br>
  *salem will make us a comment box! <br><br>-as far as scheduling events:  working groups/point people should send out an email/contact voluteers to see who is interested and arrange a meeting to discuss a convenient time...obviously, not everyone is going to be able to make it to every event.<br>
<br>-next all-volunteer meeting probably in march<br><br><br><br>-creepers/co ps/  media<br><br>- there may already be something in the works as far as dealing with the pol ice...   leaflets about this already exist and can be adsapted.  i'll figure out what's already being done about htis<br>
<br>-there have been incidences of the media showing up randomly and insisting on interviews/ not being respectful of the way the library operates.  hermo and alison have been workign on a leaflet for this<br><br>-creeps:  they happen.  folks are always allowed to kick someone out of the library if said person is making someone uncomfortable.  the library will use the buddy system so no one has to be alone while volunteering.  also, maybe we can make a list of folks (or mark folks on the phone tree) who are willing to have their number posted and be available in case someone feels the need to call for back up<br>
salem will work on this leaflet<br><br><br><br><br>fund raising<br>-fund raising hasn't met yet<br>-we should maybe put out calls for volunteers to fund-raise for specific events or email the list serve to see if anyone is really good at/ really interested in doing fundraising<br>
-perhaps each working group should do their own fund raising in the mean time, while we figure out how this is going to work<br>-maybe each working group can be responsible for fund raising for the next few meetings<br>-tfbl could ask folks to bake yummy things to sell during open hours<br>
-we need another donation jar!<br><br>vision and mission statement<br>-hermo will compile things of note from previous meetings<br><br>longterm goals:<br>-fundraising committee!<br>-working lists of materials<br>-working list of tasks necessary to keep the library running, so burdens aren't always on the same people to do the things that keep the space in operation<br>
-maybe a list of (non-permanent, flexible) point people for said tasks, ie someone who regularly coordinates volunteers for open hours<br><br>other agenda items to be discussed soon!<br><br>****also, we didn't mention this at todays meeting, but is the longterm planning group going to meet next monday at the same time?<br>
<br>thanks folks! <br>claire<br>